壶关县委办公室文件管理制度
1、上级机关来文的办理
①凡…、省委、市委及其他上级机关发给县委的文、电、函，先要认真核实通信编号、密级、件数、包装是否完好，核对无误后予以签收。
②对签收后的文件，要及时拆封，清点份数，分类登记、编号。如果发现与规定来文的份数不符，要及时报告办公室分管副主任，并同发文机关取得联系，请求说明原因。
③按来文种类分别填写《收文处理卡片》或《传阅文件卡片》，由办公室分管副主任提出拟办意见后送县委办公室主任阅批。
④按领导的批示做好分发和传阅工作。需由有关单位办理的文件，要将领导同志的批示和文件复印件发给承办单位和有关领导同志。对文件中规定须向上级领导报送有关情况的，应将领导批示和文件送县委办公室分管副主任留存，以便催办。
⑤发给各单位的机密文件，要在每年的六月份前将上年度的文件，清退回秘书科，按上级有关规定办理。
2、县委、县委办公室文件的办理
①接到已签发待付印的文稿后，要核对发文编号后予以签收。
②定稿后的文件需送办公室分管副主任阅知，然后根据文件的分发范围，计算需要印刷的份数（包括机动份数），登记送印。凡注明“急件”、“特急”的文件，要即收即办，并提出印出的具体时间。
③复印后的文件底稿和领导同志签发的大样应及时收回，并附5份印好的文件分类存放，严格管理，未经领导批准不得借阅。
④印刷好的文件，要及时发出。
3、其他来文的签收与办理
①各乡镇区和县直各部门报送县委、县委办公室的情况报告、专题报告、工作请示、工作简报等，先清点件数和份数，检查包装是否完好，核对来文包装上的编号、密级与登记簿上是否一致，以上各项经查核对无误后，方可签收。急件要写清收到的准确时间。
②拆封后要登记、编号，填写《来文阅办卡》，根据办公室主任批办意见，分送县委有关领导和单位。
③各乡镇区和县直有关部门送来的刊物、资料等，登记后，分送县委有关领导和办公室有关科室，做到当日拆封，当日送出。
④…和国家机关各部门、各兄弟省市的刊物、资料等，按规定分别登记、编号，分送县委有关领导同志或办公室有关科室。需要办理的，提出拟办意见，经办公室主任审核报县委领导后，按照批示办理。
4、分送文件的办理
①收到文件后要及时清点份数，认真编号登记，严格按规定范围分送文件。
②发给领导同志的文件当面点清，并严格履行签字手续。当天的文件当天送出，在外地出差的领导同志的文件，可暂时存放，待领导同志回来后立即送出。如遇急件，对不在机关办公的领导同志，应及时通知其工作人员取走或直接与领导联系，报告内容，请示处理，以免误事。
③分送给县委领导同志的文件，要在下一年第一季度清退。
5、传阅文件的办理
①收到传阅文件后，首先要进行编号登记。登记要准备两套文件登记本，一套是收文登记本，一套是传阅文件登记本。登记应将…文件和…各部委的文件与简报、资料、期刊分别进行登记，填写清楚来文号、来文单位、文件标题和内容摘要。
②填写文件阅卡片，送办公室主任阅后，报县委领导批示，确定传阅范围。给领导同志传阅文件时，要按照批阅程序进行传阅，阅后由领导同志本人在传阅卡上签上名字及时间。如是急件，要随到随送，等一位领导同志看完，立即再送另一位领导同志。
③及时催阅，加快文件的传阅速度。如领导外出，应及时取回传阅文件。文件传阅完毕后，要取回文件妥善保存并销号。
6、秘密文件的管理
①收发的秘密文件、刊物、资料等，必须严格履行签收登记、编号、传阅等手续。
②秘密文件不得翻印、转载，不得向规定范围以外的人员泄露，不得公开引用、摘抄和汇编，不得将秘密文件带到宿舍、医院或公共场所。
③发至县团级的绝密文件，在拆封、登记、编号、签批、传阅、保管、归档等转办的过程中，应由专人负责，限定在规定需要知悉的人员中阅读。需要传阅时，要严格按照上级有关规定办理，并在传阅卡片备注栏内注明“县团级一份阅后收回”。传阅后及时收回，按要求退回县委办公室机要室。
④秘密文件应存放在有保密设施的文件柜内，节假日要增强保安措施。
⑤绝密文件一般不外送，确需外送的，应由两人护送。待领导阅后，即带回机关，妥善保管。机要人员在进行工作移交时，要在办公室主任或分管副主任以及保密单位工作人员的监督下，严格进行清理、移交，并履行签字手续。
