中共大姚县委办公室
档案管理制度
第一章 总 则
第一条 为实现办公室档案管理工作的规范化、制度化、科学化，确保档案资料的完整性，保证档案资料的开发利用，根据国家档案管理的有关规定，结合实际，制定本制度。
第二条 本制度所称的档案资料系指县委、县委办公室在工作活动过程中形成的具有查考利用价值或经县委办公室办理的文书资料、声像资料、会计资料和其他资料，以及具有保存价值的实物资料。
第三条 办公室的档案由综合股负责统一收集归档和管理。
第二章 归档的范围
第四条 凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
（一）上级机关形成的需归档的文件材料。具体包括：
1.上级机关召开的需要贯彻执行的会议主要材料；
2.上级机关下发的属于本机关主管业务并要执行的公文，以及普发的非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；
3.上级机关领导视察、检查本地区本机关工作时的……、讲话；
4.上级机关领导对县委、县委办公室做出的批示及本机关根据批示所做的反馈情况报告。
（二）本级机关形成的需归档的文件材料。具体包括：
1.县委全会、县委常委会议、县委专题会议、主任办公会议、县级领导班子联席会议等会议材料以及其他会议的重要材料，包括会议通知、工作报告、会议汇报材料和领导讲话、会议决议和纪要等文书材料；
2.县委和县委办公室在重要接待和重大活动中形成的文书材料、照片、电子材料和有特殊保存价值的声像材料；
3.县委和县委办公室印发的各种正式文件的签发稿及正式文件，盖有县委及县委办公室印章的各种文件材料；
4.本机关的请示与上级机关的批复文件；下级机关的请示与本机关的批复文件（收集时注意将请示和批复作为一件保存）；
5.本机关及其内部职能机构活动形成的工作计划、总结、报告，各股室工作中形成的各种公文；
6.本机关的各种财务报表、凭证、账簿等会计资料（由人事财务股按《会计档案管理办法》进行整理、归档，在本股室保存一年后移交县委办公室档案室统一保管）；
7.本机关党总支、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；
8.本机关领导公务活动形成的重要文件材料，从外机关带回的与本机关有关的未经公文处理登记的文件材料；
9.本机关与有关机关签订的各种合同、协议书、条约、议定书、协定等有关文件材料；
10.本机关的历史沿革、大事记、年鉴，反映本机关重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片；
11.本机关各种印章，本单位法人的印章；单位成立文书、印章启用批准文书、印章防伪标志及说明等；
12.本机关财产、物资、档案等的交接凭证；
13.本机关干部组织人事档案（由人事财务股按《干部档案工作条例》的归档要求进行整理，按干部管理权限移交管理部门）；
14.本机关领导的………及有关机关根据批示所做的工作反馈情况报告。
（三）同级机关和非隶属机关需归档的文件材料。具体包括：
1.同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件；
2.有关机关对本机关工作检查形成的重要文件；
3.同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要往来文件。
（四）下级机关需归档的文件材料。具体包括：
下级报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料等文件。
第三章 不归档的范围
第五条 不能反映本机关工作活动，不具有查考利用价值的文件材料均属不归档范围。
（一）不需归档的上级机关文件材料:
1.上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件，普发供参阅、不需办理落实的文件材料；
2.上级机关发来供工作参考的抄送件；上级机关征求意见未定稿的文件。
（二）不需归档的本机关文件材料：
1.本机关无查考利用价值的事务性、临时性文件；
2.未经会议讨论、未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿、文件定稿前的修改稿（重要规范性文件除外）、签印文件的各次校对稿（主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；
3.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料，为参考目的从各方面收集的文件材料；
4.无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的群众来信；
5.机关内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；
6.本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料；
7.本机关对外机关的一般性贺电，一般性慰问函。
（三）不需归档的同级机关和非隶属机关文件材料：
1.参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考利用价值的文件材料；
2.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。
（四）不需归档的下级机关文件材料：
1.下级机关送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料；
2.越级上报的不需要办理的文件材料；
3.下级机关抄报备案的一般性文件材料。
第四章 档案的收集
第六条 档案资料收集工作是档案管理工作的基础，也是最重要的环节，收集工作质量的高低，决定着档案工作的质量。办公室各股（室、局）要高度重视档案收集工作，指定一名工作人员兼职做好股（室、局）内部的档案收集整理工作。
第七条 原始档案资料按经办职责由办公室各股（室、局）收集。
第八条 档案资料收集工作必须严格遵守本制度第二章、第三章的规定。
第九条 各股（室、局）按年度收集档案资料并按规定要求整理，于次年3月底前移交综合股统一整理归档。
第五章 档案的分类
第十条 档案资料按文书档案、会计档案、基建档案、声像档案、实物档案、图书资料、电子档案分类归档存放。
第十一条 文书档案：列为归档范围的所有文书资料。从2000年开始，文书档案分为八类，即：党务；政务；人大政协群团；机关党务；机关行政；信息工作；督查工作；会务。按照年度——保管期限——问题分类将文件材料整理归档。
第十二条 会计档案：按照《会计档案管理办法》由人事财务股整理归档，在本部门存放一年后交档案室保管。
第十三条 基建档案：按照《基本建设项目档案资料管理暂行规定》由相关股室整理归档后，交档案室统一保管。
第十四条 声像档案：照片、录音、录像。由摄相、摄影人按照《照片档案管理规范》整理后交档案室保管。
第十五条 实物档案：奖状、奖旗、奖品、公务回赠礼品等有保存价值和纪念意义的物品。实物档案物品要及时交档案室登记、归档，并附一套照片档案随同存档。
第十六条 图书资料：县委及县委办公室的各种图书资料由档案人员负责整理保管。
第六章 档案管理人员的职责
第十七条 熟练掌握档案业务知识，遵守档案法律法规。
第十八条 按照档案行业标准的要求认真将档案进行收集、鉴定、整理、保管、归档、利用、移交。
第十九条 认真做好档案统计台帐，编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，提供高效快捷的档案利用服务。
第二十条 认真管理好档案室。做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防高温的工作，定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或作其他技术处理。
第二十一条 对销毁的文件、物品以及档案利用情况认真做好登记。
第二十二条 督促、指导本单位各股（室、局）的档案收集、整理工作。
第二十三条 定期将应进馆档案目录和档案机读目录向县档案局移交。
第七章 档案的查阅制度
第二十四条 因工作需要查阅的，经县委办公室综合股负责人同意后方可查阅，并做好查阅记录。
第二十五条 私人查阅档案经县委办公室分管的领导同意后，按规定办理查阅手续，并做好查阅记录。
第二十六条 查阅带有密级的文件档案，经领导批准后，查阅者必须遵守机要制度和保密纪律，任何涉密档案不准随意带出档案室，一律不准复印、不准摄像、不准拍照，并做好密级文件查阅登记。
第二十七条 档案原件原则上不外借。如有特殊需要，必须经办公室分管领导批准方可定期外借。外借时间原则上不超过一周，管理人员应督促相关借阅单位和个人及时归还。
第八章 档案的鉴定和销毁
第二十八条 定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案必须在县委办公室分管领导的主持下，由档案部门和县委办公室档案管理人员共同进行。鉴定工作结束后，提出工作报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经县委办公室分管领导批准后销毁。
第二十九条 机关销毁档案，应指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁清册上签字。
第三十条 销毁档案必须在保密指定销毁地点（场所）进行。
第九章 档案库房管理制度
第三十一条 库房内严禁烟火，严禁堆放其他物品。定期检查防火器材，做好防火、防虫、防鼠、防霉、防尘、防光、防磁、防盗等防护工作。离开库房必须切断电源，关闭门窗。
第三十二条 未经许可无关人员严禁进入库房。
第三十三条 档案管理人员因工作变动，要认真办好移交手续后，才能离岗。
第十章 档案的保密
第三十四条 档案管理人员及查阅利用档案者必须严格遵守《档案法》、《保密法》和《党政工作人员保密守则》，确保档案的安全。
第三十五条 室藏档案和内部资料的提供利用，必须严格执行档案查阅制度。
第三十六条 档案必须妥善保管，查阅完毕必须及时将档案材料放入库房，严防丢失、泄密。
第十一章 档案的移交
第三十七条 永久保存和需长期保存的档案在本机关保存10年左右，连同案卷目录（一式二份）、全宗介绍（一式三份）和有关的检索工具、参考资料，一并移交县档案局。
第三十八条 移交工作须严格按照各种档案的移交规定进行移交。移交档案的全宗介绍内容包括：（一）立档单位同期的历史沿革，含机关性质、任务、职能、隶属关系的演变、机关、党组织主要负责人姓名及任免文件等；（二）全宗档案情况，要写明档案分类方法、案卷数量、档案完整情况、整理和鉴定情况及主要档案内容介绍。全宗介绍必须打印一式三份，随档案移交档案局。
第三十九条 本制度自印发之日起执行，原管理规定自行废止。
