绍兴市规划局综合档案管理制度
为进一步加强档案管理工作，完整保存和科学管理绍兴市规划局档案，促进档案工作的制度化、规范化、科学化，充分发挥规划档案对城乡建设事业的基础和保障作用，依据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规和相关文件规定，结合我局实际，制定本制度。
一、本局在城乡规划编制和实施工作过程中形成的档案按照集中统一管理的原则由局档案室保管、维护和利用，各处室负责提交职责范围内的档案资料。各分局的档案暂由分局收集和保管，每年将整理完成的档案目录提交给局档案室。
二、局档案室保存的档案分为：文书档案、规划文本档案、规划管理档案、测绘与地理信息管理档案、法制档案、信访档案、会计档案、信息管理档案、资产管理档案、专项项目管理档案、实物档案以及人事档案，其中人事档案由政治处按组织人事部门要求单独建档。其具体范围为：
（一）文书档案：收文、发文、盖章事项和会议资料等。
（二）规划文本档案：城市总体规划、城市专项规划、城市分区规划、控制性详细规划、修建性详细规划等。
（三）规划管理档案：规划条件书、项目选址许可、建设用地规划许可、方案审批、建设工程规划许可、竣工规划核实、临时建设用地规划许可、临时建设工程规划许可、外部装修、户外广告和招牌审批、危房、私房修缮规划审批、乡村建设规划许可、规划意见、备案资料等。
（四）测绘与地理信息档案：基础测绘规划（计划）、测绘资质管理、测绘市场管理、地图管理、测绘质量（技术）、测量标志管理等。
（五）法制档案：行政诉讼案件、行政复议案件、听证事项、政府信息公开、行政执法资格证等。
（六）信访档案：起始办理件、复查复核件、上级转办件、市长热线等。
（七）会计档案：会计凭证、会计账簿、财务报表等。
（八）信息管理档案：照片、软盘、光盘等。
（九）资产管理档案：各类办公设备登记资料等。
（十）专项项目管理档案：各类规划编制及基础测绘项目（含计划、委托、实施、验收、成果）、广告工程项目等。
（十一）实物档案：牌匾、锦旗、奖状、证书等。
（十二）人事档案：履历材料、自传材料、鉴定、考核、考察材料、学历和评聘专业技术职务材料、政审材料、党、团材料、奖励材料、违纪材料、工资任免材料等。
三、资料归档时限据其形成情况分别确定：
（一）文书档案、法制档案、信访档案、会计档案、信息管理档案、资产管理档案一年一次归档。
（二）规划管理档案原则上一季度归档一次，分工程许可和竣工核实两阶段移交，在竣工规划核实移交后整理归档。
（三）专项项目管理档案每年归档一次，相关处室应在每年第一季度前移交。
（四）规划文本档案、测绘与地理信息档案、实物档案等应及时归档。
四、各类档案的移交清单应注明应当归集的所有档案材料，包括光盘等电子文档。归档材料应具备原真性。收发文件应为原件，建设项目规划许可证正证应为加盖红章的副本，其他审批件则为原件，规划编制档案应加盖成果确认章。专项工程项目归档时应有完整的计划、委托、实施、验收和成果等过程。各处室移交的档案符合要求的，由移交处室的经办人员填写移交单（一式二份）并经处室负责人签字确认后送局档案室，移交单各执一份。
五、立卷要遵循档案的形成规律和特点，根据其中的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。规划管理档案原则上按项目进行立卷，专项项目管理档案按年度立卷。立卷要依照有关标准，格式统一，以便长期保存。禁用圆珠笔、纯蓝墨水、铅笔、红墨水或复写纸书写。立卷的资料种类、份数以及每份资料的页数应齐全完整，能准确、真实反映本局规划管理工作活动。
六、局档案室应当确保档案资料的完整、准确。局各处室办理完毕的具有保存利用价值的各种资料，要及时组织收集、整理，并向档案室履行归档手续，不得据为己有。
七、局档案室对接收或者收集的档案应当及时登记、整理，编制检索工具，做好档案的保管、鉴定、统计、保护和利用工作,对破损或者变质的档案应当及时采取补救措施。
八、档案查阅、借阅应遵守以下规定：
（一）局机关处室、分局、下属单位因工作需要查阅档案的，由查阅人填写查阅申请表经所在处室（分局、单位）负责人审批同意后，由档案管理员负责办理。查阅档案需在档案室进行，复印档案资料的，复印后即时归还入库。查阅机密档案资料及其他重要档案资料，须报局相关领导批准。
（二）档案资料原则上不予外借，如确因工作需要借阅的，由借阅人填写借阅申请表，经所在处室（分局、单位）负责人同意，办公室档案分管领导审批，借阅时间一般不超过七天。档案归还时，档案管理员应在核对资料无误后办理归还手续，如发生丢失、泄密等情况应采取措施，妥善处理。
（三）局系统外单位查阅档案必须持单位介绍信（自然人查阅档案必须持居民身份证、房产证明等有效证件），并需说明查阅对象、查阅原由和具体内容，填写对外查阅申请表，经办公室档案分管领导审批后方可查阅。
（四）档案资料查（借）阅者必须十分爱护档案资料，不得将其任意拆卷、撕页、污损或在文件上划线、修改，借阅的档案应妥善保管好，不得转借、更不得遗失。
九、局档案室管理应遵循以下原则：
（一）非本室工作人员，未经许可不得任意进入档案室。
（二）加强档案的安全保护，档案室内严禁吸烟、携带火种入内，严禁存放食物、易燃易爆物和其它有害物品。切实做好档案库房的降温、防潮、防火、防尘、防光、防虫鼠害工作，并保持库房的清洁卫生。
（三）档案管理员要对档案收进、移出、利用情况及时进行登记统计，并定期对库存档案及保管情况进行统计检查，如发现问题及时向办公室档案分管领导汇报，积极采取有效措施，确保档案的完整与安全。
（四）档案管理员严格遵守国家有关保密规定，做好档案的安全保密工作，严防档案散失和泄密，任何个人不得擅自销毁规划档案。离开档案室要随手关好门窗和电源开关，确保档案资料的安全。
（五）档案管理员调动工作时，在离岗前必须将档案室的档案数量、保管状况交代清楚，并办理交接手续。
十、本制度自发文之日起执行。
