规划局城乡规划档案管理制度
为强化城乡规划档案管理，做好保管、查询、借阅等相关工作，根据实际，制订本制度。
一、档案管理原则
全局档案原则分为城乡规划编制档案、工程规划档案、市政工程规划档案、监察执法档案、办公文件档案、财务人事档案几大类，以做到科学管理，存放有序，方便查找。同时，应根据各类档案资料的来源、时间、内容和性质等自身规律，保持其结构的完整性、系统性。
二、档案保管
（一）配备专职档案员一名，统筹负责全局档案资料（含办公室文书档案及业务科室2年以上档案），按档案类别进行分类存放管理。各科室（队）内勤人员，作为档案管理工作的一个环节，负责各科室（队）2年以内档案资料管理。
（二）档案员工作职责
１．学习研究档案业务知识，认真贯彻执行有关政策法规，忠于职守，不断提高业务水平。
２．严格执行岗位责任制，按各门类档案搜集范围和管理办法，做好档案的搜集、保管、保密、整理、组卷装订工作，做到归档材料齐全完整、组卷合理、编目清楚、书写工整、标题明确、图纸折叠合乎规定和装订准确牢固等。
３．档案管理人员工作调动时，应做好档案管理的移交工作。
（三）为保证档案的完整和安全，独立设置档案室，与工作人员办公室分开。档案室环境应符合相关规范要求，档案员应定期检查保管情况，确保档案的安全，做到无丢失、无霉变、无虫蛀、无差错。
（四）认真做好归档验收工作。档案室应对整理组卷完毕后的档案进行入库存前的鉴定和验收，凡不符合要求的，必须重新整理合格才能归档。
（五）按规定做好编目工作。目录包括顺序号、档号、题名、日期、页数、保管期限等。实行计算机辅助档案管理，建立电子档案信息库。
（六）按照档案顺序号，依次排列上架。
（七）应定期全面检查，并做好检查记录，发现问题要及时采取补救措施，并报告局分管领导，确保档案安全。
（八）要严格做好鉴定和销毁工作。根据归档范围和保管期限表，对到期的档案提出销毁或延长保管期的意见，并报请局领导审批。销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清单上签字。
（九）认真做好统计工作。建立档案的收进、移出、利用、销毁等统计台帐。
（十）及时做好档案的补充工作。归档的文件材料如有遗漏，档案室应及时补充归档，将补充归档材料插入相应的案卷或另行组卷，排在对应年度案卷目录的最末位。
三、档案借阅
（一）社会单位和个人申请查阅城乡规划档案时，需出示相应证明材料，并按程序报局分管领导签字同意后方可查阅:
１．公安机关、人民法院、检察院、国家机关因公务利用城乡规划档案的，当事人提供本单位介绍信原件一份（写明利用目的，查阅范围和复制范围）和本人身份证明。
２．其他社会单位或个人利用城乡规划档案的，需提供单位介绍信或本人身份证明等。
（二）公开的档案，应在档案室进行查阅。须借出时，应经局分管领导签字同意后办理借阅登记手续，借阅时间不得超过3天。逾期不归还者，档案室要及时催还。
（三）局工作人员因工作需要借阅档案时，应登记借阅原因。
（四）借（查）阅利用城乡规划档案应遵守事项
１．借（查）阅利用城乡规划的人员仅限在档案室内查阅、复制和摘录。
２．借（查）阅利用城乡规划的人员应爱护城乡规划档案，严禁剪裁、增删、涂改、圈点、填注、折皱、抽页、拆散、撤换等行为。
（五）档案借（查）阅后，经档案管理工作人员和借阅人（查阅人）双方当面对所查档案核对无误后，方可办理归还手续。发现问题要向借阅人当面提出，查明情况进行记录，并向局分管领导报告。
（六）借阅档案的人员，必须保守档案的秘密，保证档案的安全。不得调换或擅自复印、转借，违者要追究相关责任。
（七）摘录或复制档案，须经档案人员校对无误后，加盖印章，以资证明。对重要的或密级的档案需要复制时，须经局主要领导同意。
（八）借阅档案，必须进行登记签名。查阅者利用档案后要填写《利用效果登记表》，由档案室存查。
四、档案保密
（一）认真学习贯彻执行《保密法》和《保密法实施办法》，增强保密意识，根据国家保密相关事项与我局实际情况将档案分为“秘密”、“内部”、“公开”三种密级。
（二）城乡规划档案公开查阅范围：《建设工程选址意见书》及其附图、《建设用地规划许可证》及其附图、《建设工程规划许可证》及其附图、《建设工程规划验收核实确认书》等。城乡规划档案中属“秘密”级的档案和“内部”资料，原则上不属于公开利用范围。
（三）档案工作人员应遵守保密法规，履行保密职责，对党和国家秘密具有高度责任感，无论在任何情况下，都要以确保国家秘密安全为重。
（四）严格履行档案的收进、移出、借阅、消毁登记手续，严防失泄密。
（五）严格按照国家有关规定开放档案，不得任意扩大开放范围。
（六）档案室工作人员不得向无关人员泄露档案室情况。
（七）不得在局办公室与非工作人员谈论档案秘密。
（八）不得将秘密文件材料带进公共场所。
